1 Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è la SEF Società Erich Fromm Polo Psicodinamiche SRL (SEF SRL), con sede legale in Via Giotto 49, 59100 Prato (PO), Italia – P. IVA 05226740487.

La Scuola di Psicoterapia Erich Fromm (SPEF) è una sua estensione, accreditata dal Ministero.

Contatti del Titolare del trattamento, anche per l'esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR ai sensi dell'art. 10 che segue:

2 Categorie di dati trattati

Dati anagrafici e di contatto

Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, partita IVA, dati di iscrizione ad Albi professionali, residenza, recapiti telefonici, indirizzi e-mail.

Dati amministrativi e contrattuali

Titolo di studio, abilitazione professionale, iscrizione all'Albo, titoli accademici e formativi in genere, documentazione di iscrizione, contratto individuale, dati relativi a rette e pagamenti, posizione amministrativa, corrispondenza con la Segreteria.

Dati formativi

Registro presenze (RPI e registro ufficiale), elaborati, tesi, valutazioni, esiti degli esami, documentazione di tirocinio.

Dati relativi all'utilizzo di strumenti digitali

Dati di accesso e utilizzo delle piattaforme didattiche e degli strumenti di comunicazione adottati dalla Scuola (es. registri elettronici, piattaforme di videoconferenza, WhatsApp, sistemi di archiviazione condivisa), nei limiti necessari alla gestione delle attività di comunicazione, formative e organizzative.

Dati sanitari (categorie particolari ex art. 9 GDPR)

Esclusivamente nei casi di richiesta di sospensione o interruzione del percorso per motivi di salute o gravidanza, la Scuola può trattare documentazione medica limitatamente alle informazioni strettamente necessarie alla gestione della richiesta. Tali dati non sono utilizzati per finalità valutative o disciplinari.

Dati relativi al percorso clinico

Nell'ambito delle attività di supervisione e formazione clinica, la comunicazione di dati identificativi dei pazienti o utenti seguiti dagli Allievi viene trattata in piena riservatezza tra il supervisore e l'Allievo e non è comunicata né gestita dalla Scuola.

I casi clinici discussi anche in formazione vengono presentati in forma anonimizzata o comunque privi di elementi idonei a consentire l'identificazione diretta o indiretta della persona interessata. Resta ferma la responsabilità dell'Allievo nel rispettare gli obblighi di riservatezza, deontologici e professionali connessi alla propria attività clinica o di tirocinio.

Eventuali registrazioni, trascrizioni, relazioni cliniche o materiali contenenti dati identificativi di pazienti o utenti non devono essere trasmessi alla Scuola, salvo specifica autorizzazione, idonea base giuridica e preventiva valutazione delle misure di protezione applicabili.

3 Origine dei dati personali

I dati personali sono raccolti prevalentemente presso l'Allievo, anche mediante moduli, comunicazioni, documentazione di iscrizione e documenti prodotti nel corso del rapporto formativo. Alcuni dati possono essere generati nell'ambito delle attività didattiche, amministrative e valutative della Scuola, oppure acquisiti, nei limiti di quanto necessario, da docenti, tutor, commissioni, enti di tirocinio, consulenti, autorità o soggetti pubblici competenti.

4 Finalità e basi giuridiche del trattamento

5 Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali richiesti dalla Scuola è necessario nella misura in cui tali dati siano pertinenti alla gestione del rapporto di iscrizione e formazione, all'organizzazione delle attività didattiche, alla gestione della carriera dell'Allievo, alla rilevazione della frequenza, allo svolgimento del tirocinio, alla gestione degli esami, della tesi o della prova finale, nonché all'adempimento degli obblighi normativi, ministeriali, amministrativi, fiscali, contabili e documentali cui la Scuola è soggetta.

Il mancato conferimento dei dati necessari rispetto alle predette finalità può impedire, in tutto o in parte, la corretta instaurazione o gestione del rapporto formativo, la registrazione delle attività svolte, la partecipazione a specifiche attività didattiche o di tirocinio, l'ammissione agli esami o alle prove finali, il rilascio di attestazioni, certificazioni o altra documentazione relativa alla carriera formativa.

Alcune informazioni possono essere richieste o trattate solo in relazione a specifiche esigenze organizzative, amministrative o didattiche, oppure per dare seguito a richieste formulate dall'Allievo. In tali casi, il mancato conferimento potrà comportare esclusivamente l'impossibilità per la Scuola di gestire quella specifica richiesta, attività o comunicazione, senza pregiudicare di per sé il complessivo rapporto di iscrizione e formazione.

Eventuali ulteriori informazioni comunicate spontaneamente dall'Allievo, anche mediante campi liberi o note, saranno trattate solo se pertinenti rispetto alla richiesta o alla finalità per cui sono state fornite.

6 Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene con strumenti informatici e cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.

I dati sono trattati dal personale incaricato nell'ambito delle attività didattiche, organizzative e amministrative della Scuola, secondo procedure interne e nel rispetto delle modalità prescritte dal GDPR e degli obblighi di riservatezza.

La Scuola adotta misure organizzative e tecniche volte a ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita o utilizzo improprio dei dati, tenuto conto della natura dei trattamenti e del contesto operativo.

Particolare attenzione è riservata ai dati appartenenti a categorie particolari, trattati nei limiti della stretta necessità e nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

7 Soggetti autorizzati all'accesso

I dati personali degli Allievi sono trattati da personale interno della Scuola espressamente autorizzato, nei limiti delle rispettive funzioni e per le finalità indicate nella presente Informativa. In particolare, possono accedere ai dati:

• La Direzione Accademica, per la gestione del percorso formativo e le decisioni didattiche;
• La Segreteria Didattica, per la gestione amministrativa e organizzativa;
• I Docenti e supervisori, nei limiti necessari allo svolgimento delle attività formative, valutative e di supervisione;
• Il Tutor assegnato, per il supporto alla preparazione degli elaborati e il monitoraggio del percorso;
• Le Commissioni esaminatrici, per lo svolgimento degli esami e delle valutazioni finali.

I dati possono essere comunicati a soggetti esterni esclusivamente nei casi necessari e nei limiti delle finalità sopra indicate, e in ogni caso nel rispetto delle modalità prescritte dal GDPR, tra cui:

• Ministero dell'Università e della Ricerca (MUR) e altri enti pubblici, per adempimenti obbligatori;
• Istituti bancari, per la gestione dei pagamenti;
• Professionisti e consulenti (es. legali, fiscali), per esigenze amministrative e di tutela dei diritti della Scuola;
• Enti e strutture presso cui si svolgono i tirocini, limitatamente alle informazioni necessarie alla gestione del percorso formativo e alla verifica delle attività svolte;
• Autorità giudiziarie o amministrative, nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono oggetto di diffusione.

8 Trasferimento dati extra-UE

I dati personali sono trattati prevalentemente all'interno dell'Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo. Tuttavia, l'utilizzo di strumenti digitali, servizi di posta elettronica, PEC, piattaforme di comunicazione e videoconferenza, sistemi di archiviazione cloud, hosting, backup, sicurezza informatica, manutenzione o assistenza tecnica può comportare, in via accessoria, il trattamento o l'accesso ai dati da parte di fornitori o sub-fornitori stabiliti in Paesi terzi.

Tali trasferimenti, ove presenti, avvengono nel rispetto degli artt. 44–49 GDPR e sono basati su decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, misure supplementari ove necessarie o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

Con riferimento a fornitori stabiliti negli Stati Uniti, il trasferimento potrà avvenire, ove applicabile, anche sulla base della partecipazione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework oppure sulla base di clausole contrattuali standard e delle ulteriori garanzie richieste dalla normativa vigente.

9 Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per l'adempimento degli obblighi normativi, ministeriali, amministrativi, fiscali, contabili e documentali applicabili, nonché per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti della Scuola o dell'interessato.

I dati essenziali relativi alla carriera formativa dell'Allievo, al percorso svolto, agli esami, al tirocinio, all'esito finale e al titolo conseguito possono essere conservati anche successivamente alla conclusione del rapporto formativo, per finalità di documentazione, verifica del percorso, rilascio di attestazioni o certificazioni e adempimento degli obblighi connessi al riconoscimento ministeriale della Scuola.

La documentazione amministrativa, contabile e fiscale è conservata per i termini previsti dalla normativa applicabile. La documentazione organizzativa e didattica di supporto è conservata per il tempo necessario alla gestione del percorso e, successivamente, per il periodo utile alla tutela dei diritti della Scuola o dell'interessato.

Le registrazioni di lezioni o attività in streaming, ove effettuate, sono conservate per un periodo massimo di 12 mesi, salvo esigenze specifiche documentate. I dati sanitari o appartenenti a categorie particolari sono conservati per il solo tempo necessario alla gestione della specifica richiesta e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario alla tutela dei diritti.

Al termine dei periodi di conservazione, i dati sono cancellati, anonimizzati o aggregati, salvo ulteriore conservazione richiesta dalla normativa applicabile o necessaria per la tutela di diritti.

10 Diritti dell'interessato

L'Allievo/a, in qualità di interessato, può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR.

Accesso (art. 15 GDPR)

Ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali trattati.

Rettifica (art. 16 GDPR)

Ottenere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti.

Cancellazione (art. 17 GDPR)

Ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla norma, fermo restando l'obbligo di conservazione per finalità di legge.

Limitazione (art. 18 GDPR)

Ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti.

Portabilità (art. 20 GDPR)

Ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, nei casi di trattamento basato su consenso o contratto.

Opposizione (art. 21 GDPR)

Opporsi al trattamento basato su legittimo interesse, salvo motivi legittimi prevalenti del Titolare.

Qualora il trattamento si basi sul consenso, l'interessato ha diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti: info@scuoladipsicoterapiaerichfromm.it o PEC della Scuola: polopsicodinamiche@pec.it. La Scuola risponde entro 30 giorni dalla ricezione (prorogabili a 60 in caso di complessità, con comunicazione motivata).

Al fine di garantire la sicurezza dei dati, il Titolare potrà richiedere informazioni aggiuntive per verificare l'identità del richiedente.

11 Reclamo al Garante

L'Allievo/a ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione del GDPR.

Resta ferma la possibilità di contattare preventivamente il Titolare per chiarimenti o per l'esercizio dei propri diritti.

12 Data breach

In caso di violazione dei dati personali, la Scuola adotta le misure necessarie per contenere e gestire l'evento, valutandone l'impatto sui diritti e le libertà degli interessati.

Qualora la violazione comporti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare provvede a notificare l'evento all'Autorità Garante entro 72 ore, ai sensi dell'art. 33 GDPR.

Qualora la violazione presenti un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, la Scuola provvede a informare senza ingiustificato ritardo gli interessati coinvolti, ai sensi dell'art. 34 GDPR.

13 Profilazione e decisioni automatizzate

La Scuola non utilizza i dati personali degli Allievi per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, ai sensi dell'art. 22 GDPR.

14 Aggiornamenti

La presente Informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o organizzative. La versione vigente è sempre disponibile sul sito della Scuola. Gli aggiornamenti sostanziali sono comunicati via e-mail con anticipo adeguato.

15 Firma per presa visione e consenso